与 Ken Randall 从头开始设计 ERP

与 Ken Randall 从头开始设计 ERP

在一家年轻而成功的制造公司的生命中,有时会出现相互连接的本土系统和电子表格不足以跟上需求量的情况。就在那时,像肯·兰德尔这样的人出现了。作为一名业务分析师,Ken 帮助公司创建简化业务方式的方法,并确保每次都能按时交付高质量的产品。几年前,Ken 被要求为Element Designs做这件事,一家位于北卡罗来纳州夏洛特的定制橱柜制造商,他和他的团队的解决方案是从头开始定制和实施企业资源规划 (ERP) 系统。他设想的系统将公司的许多不同部分联系在一起,从处理定制的客户订单到管理原材料库存水平,再到制造到运输。对于像 Element Designs 这样的小公司来说,这是一个艰巨的项目。以下是 Ken 和他在Flying Bridge Technologies 的团队以及合作伙伴iFensys是如何做到的。

关于项目

Element Designs 制造高端定制橱柜。他们的产品是根据建筑师和建筑商提供的高度精确的规格定制的。该公司面临逐年增长,但他们的手动流程无法处理数量并保持对质量细节的关注。从处理客户和制造订单到管理原材料库存水平再到运输,公司显然需要实施企业资源计划 (ERP) 系统。

挑战

对于一家相对年轻的小型公司来说,实施 ERP 是一项极其艰巨的任务。他们将大量有限的资源(包括金钱和时间)投入到该项目的成功中。所以压力是第一次把它做好。失败不是这家公司的选择。

团队

因为这个项目对公司来说非常重要,所以我们有一个 14 人的团队。其中包括公司由六名高管和四名关键部门负责人组成的整个最高领导团队。我们还有一名首席顾问、一名流程工程师、一名技术架构师负责人,以及我担任高级业务分析师。我从一开始就参与其中,帮助确定业务案例并进行初步需求评估。还有其他人根据需要加入了项目,但他们没有参与设计、建模、映射和决策过程。也就是说,同一页面上的 14 个人是不小的壮举,这意味着我们需要一个工具来帮助沟通 ERP 项目的所有复杂性。我们选择 Axure 是因为它让我们可以与公司的每个人交流,

开始

一旦我们得到了公司领导的认可,我们就开始了该项目,该项目由为期两周的六个清空日组成的研讨会开始,以清楚地了解公司提供产品的方式的当前状态。我们首先拆分业务流程并将其记录在 Axure 中。我们已经配置了许多模板并组织了用于本次研讨会的各种流程和子流程的页面层次结构。

在 Axure 中逐页移动并创建链接,我们能够按照研讨会讨论的节奏实时建模。因此,没有必要在工作会议结束时返回并尝试捕捉所说的内容,因为我们已经在会议期间捕捉到了这些内容。最终,我们刚刚将工作模型发布到 Axure Share。由于每个人都已经在他们的浏览器中为项目链接添加了书签,因此只需刷新页面即可查看最新的流程模型。

改善流程

流程是业务分析师的股票和交易。我们使用它们来定义某些事情是如何完成的,并与团队中的几乎每个人进行交流——高管、业务用户、流程工程师、技术主管、开发人员、QA 测试人员、实施团队和运营,仅举几例。我们还使用业务需求文档来阐明使命(原因)、规范(内容)和线框图(方式)。过去,这些元素在单独的文档中呈现,通常采用不同的格式——电子表格、插图、文本、幻灯片等。这使得交叉引用信息成为一项巨大的挑战,并造成文档有时会包含相互矛盾的信息的情况。

对于这个项目,我们决定在 Axure 中生成一个文件,以传达通常包含在许多这些可交付成果中的信息。我们的文档有流程模型,通常通过“泳道”、系统信息和带有输入表单的高保真屏幕分成功能流。该文件还包含一个新的在线工具的功能原型,客户可以使用该工具将他们的定制橱柜配置为精确的规格。

业务团队可以一目了然地看到系统和流程的交互。在这个过程中,他们可以通过点击查看更深入的信息,例如屏幕和表单、用户角色、相关业务规则等。或者他们可以保持高水平以了解全局。无论哪种方式,利益相关者都不需要寻找另一个文档来获取他们需要的信息。

让每个人都在同一页面上

当我们在 Axure 中布置端到端流程时,我们发现了许多实例,其中组织的左手对业务流程的心理图景与组织的右手不同。

例如,在这个项目中,当我们通过流量分析发现有些产品必须通过加急发货以满足最后期限时,就会出现这种情况,即使是客户没有及时批准订单。这通常是因为前期流程没有按照正确的顺序进行。客户服务团队首先设定了预计发货日期,然后要求客户批准最终订单。通常情况下,客户批准迟到一两天,但发货日期已经确定,客户期望也已经确定。对于制作组来说,唯一的办法就是用快递来弥补时间,这增加了项目的成本,削减了项目的利润空间。

我们发现将业务规则和 UI 的详细信息放在较低级别的页面上,可以让我们保持流程图的清洁和可读性。详细信息被抽象为单独的页面,但在 Axure Share 上发布时,只需点击一下即可。

直到我们完成端到端流程后,客户服务团队才知道发生了这种情况。一旦将其展示给所有人看,每个人都开始了解潜在的复杂性——这是简化的关键第一步。我们能够发现几个这样的例子,其中一个过程在其他地方产生了意想不到的影响。

为了让所有人达成共识,我们使用业务分析师的第二个主要工具——业务规则。业务规则是我们每天在工作中做出决策的逻辑和经验法则。大多数时候我们甚至不去想它们。它们是基于我们的经验或直觉做出的决定。业务规则使该过程自动化,目的是帮助每个人保持一致并提高效率。作为业务分析师,我们的工作通常归结为确定对此类规则的需求,定义它们,然后以一种足够简单的方式记录它们,使非技术团队成员可以轻松阅读和理解。

这是通过逻辑和决策的流程图、显示条件和选项的矩阵表以及显示用户如何查看信息的 UI 屏幕截图来完成的。过去,这意味着必须处理多个文档才能查看整个图片——用于高级摘要和描述的文字处理器、用于查看规则列表的电子表格、用于描述流程的图表以及用于显示屏幕截图的图像文件. 我们能够使用 Axure 将我们的文档合并为一个文件。在显示流程图的页面中,您可以单击一个图标,让您看到相关的业务规则。再次单击将带您进入 UI 模型。我们发现将业务规则和 UI 的详细信息放在较低级别的页面上,可以让我们保持流程图的清洁和可读性。

在这个特定的例子中,我们设计了更好的流程可见性,这要求 ERP 解决方案提供更早、更好的信息来了解过去的情况。这使客户服务团队能够在提交订单之前帮助设定客户期望,同时让生产计划团队有更多时间对生产计划进行优先更改。

对外

简单的演示是让高管参与复杂 ERP 项目的关键。Element Designs 之前从未对其流程进行建模,坦率地说,他们对这种预先步骤的必要性持怀疑态度。需要丰富的经验来证明所花费的时间是值得的。将 Axure RP 中的文本、数据、图表、UI 和相关信息作为所有需求的中央存储库,我们能够简化流程并为我们的客户大大简化。首先,发布流程和屏幕模型被认为是业务分析师和开发团队之间的内部能力。我们很快了解到,向客户发布反馈和验证的能力被证明是一个巨大的胜利——节省了大量的时间。在每次会议结束时,我们都能够立即发布会议的工作。

拥有单个文件使我们能够实时协作。这使我们无需像其他方式那样离线收集尽可能多的信息。在我们协作时,我们能够立即对文档进行更改。

业务规则是与开发人员沟通的关键。如果您花时间正确编写和记录规则,您在流程中创建的逻辑可以轻松转换为 ERP 软件代码中的一系列 case 语句和 if-then 语句,从而使程序员的工作更加轻松和轻松。快点。

规范通常可以作为培训文档重复使用。我们能够创建该过程的最终概览版本,该版本用于培训生产团队从 30,000 英尺的角度了解该过程的样子。我们在项目开始时没有计划这样做,所以这是定义需求的一个很好的双赢重用。

最后,拥有一份能够向所有利益相关者传达相关信息的单一文档为我们节省了大量时间,它有助于确保从 CEO 到生产经理的每个人都保持一致,并且实际上是在同一页面上。

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